HINTERGRUNDBEITRAG
Das Hinweisgeberschutzgesetz.
Der Gesetzgeber verpflichtet Betriebe ein internes Hinweisgebersystem einzurichten, das es Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und anderen mit dem Unternehmen beruflich in Verbindung stehenden Personen ermöglicht, Verstöße gegen Vorschriften aus bestimmten Rechtsbereichen vertraulich und auf Wunsch anonymisiert zu melden.
Interessant für Sie, wenn...
Sie als Verantwortlicher eines privaten oder öffentlich-rechtlichen Unternehmens mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen und entsprechend interne Meldekanäle für Hinweisgeber einrichten müssen.
Sie im Zuge der Unternehmensnachfolge einen Betrieb führen bzw. führen werden, der in den Einflussbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt.
Sie sich für das Thema Whistleblowing interessieren.
Rückendeckung für Whistleblower.
Beschäftigte nehmen Missstände in Unternehmen und Behörden oftmals als erste wahr und können durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden. Lange gab es in Deutschland keinen ausreichenden Schutz für Hinweisgeber vor Kündigung oder anderen persönlichen Nachteilen und nur wenige Regelungen, die Hinweisgebende konkret vor möglichen Repressalien, wie einer fristlosen Kündigung, schützen.
Nach dem Willen der EU soll es nicht möglich sein, sich als Arbeitgeber auf Loyalitätsklauseln in Verträgen oder Vertraulichkeits- bzw. Geheimhaltungsvereinbarungen stützen zu dürfen, um Hinweisgebern den Schutz zu versagen oder sie für die Meldung von Informationen über Verstöße bzw. eine diesbezügliche Offenlegung zu sanktionieren. Dies schafft den Rechtsrahmen, damit Hinweisgeber weder zivil-, straf- oder verwaltungsrechtlich noch in Bezug auf ihre Beschäftigung haftbar gemacht werden können. Mit der Umsetzung der entsprechenden EU-Whistleblowing-Richtlinie in nationalem Recht in Form des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSCHG) hat sich dies im Juli 2023 geändert.
Waren anfangs Unternehmen mit 250 und mehr Beschäftigten dazu verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem einzuführen, erstreckt sich der Geltungsbereich des HinSchG seit dem 18. Dezember 2023 auf Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden.
Hinweisgeber haftungsfrei stellen.
Hinweisgebende Personen werden insbesondere geschützt bei der Meldung bzw. Offenlegung von…
…Verstößen gegen Strafvorschriften
…Ordnungswidrigkeiten, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertreterorgane dient (bspw. Vorschriften aus dem Arbeitsschutz)
…Verstößen gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie Rechtsakte der Europäischen Union (zum Beispiel Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche oder zur Regelung von Verbraucherschutz oder Datenschutz)
Auch externe Meldestellen möglich.
Über einen geeigneten Hinweisgeberkanal kann die systematische und vertrauliche Übermittlung von Informationen seitens Mitarbeitern und Lieferanten, ein geschützter Dialog zwischen anonymen Hinweisgebern und dem Compliance-Beauftragten sowie die Bearbeitung und Dokumentation der Meldungen sichergestellt werden.
Die Vorgaben für ein eigenes, internes Hinweisgebersystem (siehe Infokasten weiter unten) sind vor allem für diejenigen mittelständischen Unternehmen herausfordernd, die über keine eigene Rechts- oder Compliance-Abteilung verfügen. Die Richtlinie trägt dieser Tatsache Rechnung, indem ein Unternehmen auch einen unabhängigen Compliance-Beauftragten bestimmen kann.
Bestens beraten.
Unterstützung erhalten Sie auch von Ihrer Sparkasse. Wenden Sie sich bezüglich Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz an Ihre Private Banking-Beraterin oder Ihren Private Banking-Berater.
Checkliste für die Einführung von Hinweisgebersystemen.
Besonders viele mittelständische Unternehmen stehen vor der Aufgabe, Hinweisgebersysteme und diesbezügliche Abläufe rasch einzuführen. Die Anforderungen und einige Möglichkeiten der Umsetzung sollen im Folgenden skizziert werden.
- Ist der eigene Betrieb betroffen?
Jedes Unternehmen, das dauerhaft mehr als 50 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beschäftigt, wird von der Richtlinie erfasst. Dazu zählen auch Minijobber, Teilzeitkräfte, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen. Die Verantwortlichen sollten stets ein künftiges personelles Wachstum des Unternehmens im Blick haben, da allein das Überschreiten der Mitarbeiterzahl die Verpflichtungen auslöst.
- Kann ein Hinweisgebersystem unternehmensintern umgesetzt werden?
Geprüft werden sollte, ob auch ein bereits eingerichteter anonymer Meldekanal genutzt werden kann. Zudem muss im Unternehmen eine geeignete Person vorhanden sein, die als neutral handelnd bestimmt werden kann. Außerdem müssen die nötigen Ressourcen für die Bearbeitung der Folgemaßnahmen bereit gestellt werden.
- Was spricht für ein Outsourcing?
Diese Lösung kann dann in Betracht gezogen werden, wenn die nötigen Ressourcen und Fachkräfte im Unternehmen fehlen. Zudem kann ein extern Beauftragter die Hemmschwelle für potenzielle Hinweisgeber senken.
Ob intern oder extern umgesetzt müssen die Meldekanäle insbesondere folgende Anforderungen erfüllen:
Die Meldung eines Vorfalls muss schriftlich oder mündlich möglich sein. Auf Wunsch des Hinweisgebers soll ein persönlicher Austausch stattfinden können.
Die potentiellen Hinweisgeber müssen klare und leicht zugängliche Informationen über die Meldemöglichkeiten und die weiteren Abläufe erhalten. Dies kann z. B. auf der Unternehmenswebseite erfolgen.
Die Bearbeitung der Hinweise in den dafür eingerichteten Meldekanälen muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers wahren und darf keinen Zugriff unbefugter Dritter auf die Meldungen zulassen.
Alle rechtlichen Bedingungen des Datenschutzes bzw. der DSGVO sind unbedingt einzuhalten. Dies gilt für die personenbezogenen Daten aller Beteiligten, also den Hinweisgeber, die vom Hinweis betroffenen Personen und auch etwaige Beobachter.
Sofern ein Betriebsrat vorhanden ist, hat eine Abstimmung über die Einrichtung des Hinweisgebersystems zu erfolgen.
Für die Einrichtung von Meldekanälen bieten sich verschiedene Optionen an:
Quellen: LegalTegrity, Haufe Mediengruppe
Wichtige Hinweise und ergänzende Informationen für Webseitenbesucher
DekaBank Deutsche Girozentrale
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Aussagen gemäß aktueller Rechtslage, Stand: 05/2022
Etwaige in diesem Artikel erwähnten Finanzinstrumente können mit Risiken verbunden sein, die schwer abzuschätzen und in die Evaluation einer Anlageentscheidung einzubeziehen sind. Die DekaBank ist bereit, Kunden auf Wunsch weitere Informationen zu den Risiken spezifischer Anlagen zu liefern.
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